 |
 |
|
|
Documentkosten: De best verborgen kosten voor uw onderneming Hoe kan het dat zoveel printers, verbruiksmaterialen en overvolle papierbakken onopgemerkt blijven? De afgelopen tien jaar heeft maar een klein aantal bedrijven een focus gehad op document output, zoals een focus Informatie Technlogy investering. Over het algemeen kunnen we zelfs stellen dat de document output kosten niet in detail bekend zijn. Dit terwijl uit onderzoek blijkt dat de gemiddelde kosten per medewerker per jaar € 1.200,00 bedragen. Waar komen deze kosten nu eigenlijk vandaan? En hoe komt het dat deze zo blijven groeien? DocuConsult kan u van dienst zijn door de document output kosten inzichtelijk te maken, te optimaliseren, de verantwoordelijkheid te behalen en na het doorvoeren van de vernieuwingen te handhaven. DocuConsult start met het afdrukonderzoek om de bovengenoemde punten inzichtelijk te maken, uw organisatie te ondersteunen en uw doelstellingen te bepalen en te behalen! Waaruit kan het afdrukonderzoek bestaan? Document Audits / Inventarisatie De document Audit / inventarisatie start met het inzichtelijk maken van de huidige situatie. Wat print de organisatie, in welke aantallen, op welke apparatuur en onder welke voorwaarden? De document output omgeving bestaat uit printers, kopieermachines, multifunctionele afdrukapparatuur, faxen en scanners. De ontdekking Het is uiteraard mogelijk een schatting te maken van de kosten en afdrukaantallen voor de organisatie. Deze zullen nooit zo nauwkeurig zijn als een daadwerkelijke meting. Een meting kan door middel van verschillende tools tot op gebruikersniveau inzichtelijk worden gemaakt. Met de verzameling van werkelijke gegevens over uw document output omgeving kan de audit van start gaan. Door grip te krijgen op wat er daadwerkelijk binnen de organisatie plaatsvindt, kunnen we beginnen met het controleren van de kosten. DocuConsult kan u voorzien van de juiste tools zodat de print activiteiten voor een periode van 2 tot 4 weken in kaart gebracht kunnen worden. De verzamelde gegevens zullen in een rapport voor uw organisatie beschikbaar komen. Met deze informatie kunt u gegronde beslissingen maken over uw document output omgeving. Interviews Om een optimalisatieslag door te voeren, zonder dat dit ten koste gaat van de gebruiker, is het gebruikelijk interviews in de organisatie plaats te laten vinden. Door het afnemen van interviews, worden de daadwerkelijke eisen en wensen van de gebruikers inzichtelijk en kunnen deze gebruikt worden voor de optimalisatieslag. Een bijkomend voordeel van het afnemen van interviews is dat er betrokkenheid ontstaat bij de gebruiker voor de ondersteuning van het afdrukonderzoek / inzet van een vernieuwde document outputomgeving. Optimalisatie De optimalisatie van de document output omgeving kan toegepast worden als de huidige situatie, met de eisen van de gebruikers in kaart is gebracht. Zonder de basisgegevens (aantallen apparaten / afdrukken / functionaliteiten) is het niet mogelijk om een optimalisatie te verwezenlijken. De optimalisatie van de document output omgeving heeft als uitgangspunt de doelstellingen van de organisatie te realiseren. De optimalisatie van de afdrukomgeving wordt behaald door het consolideren van afdrukapparatuur, het combineren van functionaliteiten, herdistribueren, bevorderen van digitalisering voor de werkprocessen et cetera. Verantwoordelijkheid / Aansprakelijkheid De verantwoordelijkheid voor het gebruik van afdrukapparatuur berust uiteraard bij de gebruiker. Het is echter wel eens het geval dat de gebruiker onjuist omgaat met deze verantwoordelijkheid. De kosten zijn veelal niet inzichtelijk en daarom bij de gebruiker meestal niet bekend. Het komt meer en meer voor dat organisaties de doorbelasting van de document outputkosten doorvoeren. Door inzicht te bieden in de afdrukkosten creëert de organisatie betrokkenheid en bewustwording. Door het bieden van inzicht is het voor de organisatie dan ook mogelijk om gebruikers aan te spreken op hun verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid. DocuConsult is u graag van dienst om de mogelijkheden voor de doorvoering, herstructurering van de verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid te bespreken en te onderbouwen. Handhaven Zoals bij alle constante verbeteringsprocessen, is het belangrijk toezicht te houden op, te controleren, en maatregelen te ondernemen op de altijd veranderende werkplek om de kostenbesparing op de afdrukomgeving te maximaliseren. Wilt u meer informatie? Neem dan snel contact met ons op. |
